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Professionnels : tout savoir sur la conservation des documents légaux

stockage des archives des professionnels et entreprises

Vous le savez, en tant que professionnel vous devez conserver un certain nombre de documents. Mais lesquels devez-vous conserver exactement ? Pendant combien de temps ? Et surtout, où et comment les stocker efficacement ? On fait le point sur la conservation des archives pour les professionnels :

Pourquoi doit-on conserver certains documents ?

Conserver certains papiers est une obligation légale pour les entrepreneurs.

En cas de contrôle, vous serez à même de prouver que vous avez bien rempli vos obligations fiscales, sociales ou encore comptables. Vos associés et actionnaires peuvent également vous demander de consulter certains documents.

En cas de conflit sur un règlement, vous pouvez prouver que vous vous êtes bien acquitté de votre dette (totalement ou partiellement). Ou à l’inverse, que votre client vous doit bien une certaine somme d’argent.

Conserver vos justificatifs vous permettra également de pouvoir obtenir gain de cause auprès de vos partenaires (banque, assurance, service de téléphonie…) et fournisseurs en cas de différend.

Plus généralement, disposer de preuves écrites vous permet de prouver votre bonne foi et ainsi de préserver vos droits en cas de litige, quels qu’ils soient.

Où stocker les archives de mon entreprise ?

Au démarrage de votre activité, vous pouvez bien évidemment stocker vos archives au siège social de votre société. C’est sans nul doute la solution la plus simple et la plus économique.

Assurez-vous toutefois qu’elles y soient en sécurité et qu’elles ne risquent pas de s’abîmer. Contrôlez le taux d’humidité de votre salle, évitez les variations de température et assurez-vous de l’intégrité des lieux (nuisibles et moisissures principalement) avant de les y entreposer.

Par la suite, lorsque votre activité se développera, le volume de documents à conserver commencera à devenir plutôt conséquent. En effet, comme nous allons le voir ensuite, de nombreux documents doivent être conservés des années, parfois même des dizaines d’années !

À ce moment-là, plusieurs options s’offriront à vous : continuer de les stocker dans vos locaux, ou les déplacer dans un centre de stockage professionnel.

La première solution peut donner l’impression d’être moins onéreuse, mais c’est rarement le cas : il vous faudra en effet leur consacrer une pièce entière. Non seulement cela vous obligera à louer / acheter des locaux plus grands, mais en plus vous devrez prévoir un certain budget pour la sécurisation des lieux.

Dans la plupart des cas, louer un box de stockage est une solution bien plus pertinente et économique. Vos archives seront entreposées dans un endroit sain et sécurisé, à l’abri des regards indiscrets. Pour plus de praticité, réservez cette solution de stockage aux documents et archives dont vous n’avez pas l’utilité au quotidien.

Chez Loubox, nous proposons plusieurs tailles de box afin de palier à tous les besoins de nos clients. Nous proposons également divers services pour les professionnels, comme la destruction sécurisée d’archives, la gestion des déchets ou encore la facturation centralisée. Nos box sont en outre accessibles 7 jours sur 7.

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Combien de temps dois-je conserver les documents de mon entreprise ?

Voyons maintenant quels documents vous devez conserver, et combien de temps :

Conservation des documents légaux d’administration

Nature du documentDurée de conservation légale
Statuts de la société et pièces modificatives5 ans à compter de la radiation de l’entreprise
Procès-verbaux d’assemblée et de conseil d’administration5 ans à compter du dernier enregistré
Feuille de présence aux PV, rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport au commissaire aux comptes3 ans
Conventions réglementées3 ans

Conservation légale des documents comptables et fiscaux

Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans. Pour les documents fiscaux, c’est 6 ans, à l’exception de la taxe foncière :

Nature du documentDurée de conservation légale
Documents comptables (livre-journal, grand-livre, livre d’inventaire, bilan annuel, compte de résultat, balance…)10 ans
Pièces comptables justificatives (facture, bon de commande, bon de livraison, contrat…)10 ans
Justificatifs des règlements d’impôts (TVA, IS, IR, CFE, CVAE…)6 ans
Exception : justificatif du règlement de la taxe foncière1 an + année en cours

Conservation légale des documents sociaux

Pour les documents sociaux, les choses se compliquent :

Nature du documentDurée de conservation légale
Lettre d’engagement, contrat de travail5 ans
Lettre de démission, de licenciement ou de sanction disciplinaire5 ans
Fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation5 ans
Registre unique du personnel5 ans (à partir du départ du salarié)
Bulletin de paie5 ans (mais plutôt à vie en pratique)
Comptabilisation des horaires de travail des salariés, heures d’astreinte et leur compensation1 an
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Charges sociales, taxe sur les salaires3 ans + l’année en cours
Documents en rapport avec un accident du travail5 ans
Inspection du travail5 ans

Conservation légale des documents commerciaux

En ce qui concerne les documents commerciaux, la législation varie là encore en fonction de leur nature :

Nature du documentDurée de conservation légale
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ans
Contrat d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Contrat électronique d’un montant égal ou supérieur à 120€10 ans

Conservation légale des documents bancaires et des assurances

Nature du documentDurée de conservation légale
Justificatifs bancaires : remise de chèque, talon de chèque, relevé de compte bancaire, ordre de virement…5 ans (voire davantage, s’ils concernent une créance avec une prescription plus longue)
Contrat d’assuranceThéoriquement 2 ans après la fin du contrat. Mais comme il s’agit d’une pièce comptable, il doit être conservé 10 ans.
Preuve de règlement, courrier de résiliation, quittance, avis d’échéance2 ans
Dossier de sinistre corporel complet (facture, expertise…)10 ans après la fin de l’indemnisation. Voire davantage si des séquelles sont envisageables.

Source

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour le stockage de vos archives ? N’hésitez pas à solliciter notre équipe pour toute question sur le fonctionnement et la réservation d’un box de stockage sécurisé.

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Publié le 27/10/2021 - Professionnels

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